Formation

L'onglet formation permet d'aller inscrire un ou plusieurs salariés à une formation à venir. La première étape consiste à décrire la formation, la planifier, indiquer sont coût et faire la liste des participants. Une fois que c'est fait, et après que le déroulement de la formation, il est alors possible de mémoriser la participation effective des stagiaires inscris à cette formation et les résultats qu'ils ont obtenus .

Ajouter une formation

La première étape est la préparation et la description d’une action de formation. La marche à suivre est la suivante :

Cliquez sur [Formation]. Ming vous présente la liste des formations du salarié.

Cliquez sur “Ajouter une formation”

Un écran de saisie organisé en quatre blocs apparaît (Description, Période, Coût et participants).

Les formations peuvent être qualifiées précisément :

Description : libellé, centre de formation, type d'action, but de la formation…

Période : date de début, date de fin, durée prévue

Coût : coût pédagogique par stagiaire, nombre d'inscrits, frais annexe

Participants : liste des salariés (en insertion ou permanent) inscrits

Décrire la formation

Les formations peuvent être qualifiées précisément :

Libellé * : Cette information est indispensable. C’est le nom que vous attribuez à votre formation. Si une formation est organisée de manière récurrente, vous pouvez y adjoindre la période concernée pour être certain de pouvoir l’identifier sans ambigüité (exemple : « Geste et posture – Septembre 2019 »). Cette information sera affichée dans le petit tableau de synthèse qui apparait lorsque l’on clique sur l’onglet [Formation] du salarié considéré.

Formation interne : Cette case est à cocher pour les formations animées en interne. Lorsque cette case est cochée, le champ suivant (« Centre de formation ») devient inaccessible.

Centre de formation : Cette zone de saisie n’est accessible que pour les formations animées par un organisme externe. Il présente une liste déroulante contenant les partenaires de type « Formation ». La liste des « organisme de formation » provient des paramètres de Ming. La modification de cette liste se fait dans [Ma SIAE][Partenaire].

Type de formation * : Cette liste déroulante présente les actions de l’axe 3 du référentiel. La personnalisation des « actions de formation » provient des paramètres de Ming. La modification de cette liste se fait dans [Ma SIAE][Référentiel]  Axe 3  « Gérer les actions ». (Cf. 2.6 Référentiel).

Type d'action : Cette liste déroulante permet de préciser la typologie de l’action de formation (Préformation et préparation à la vie professionnelle, Adaptation et développement des compétences, Promotion professionnelle, Prévention, Conversion, Acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances, Bilan de compétences, Validation des acquis de l'expérience, Lutte contre l'illettrisme et apprentissage de la langue français, Autres).

But de la formation : Cette liste déroulante permet de structurer la qualification du but de l’action de formation (Alphabétisation, Maitrise des Savoirs de base, Lutte contre l’illettrisme, FLE, Remise à niveau / bureautique, Professionnalisation, Préqualification (non diplômant, non qualifiant), Qualification / diplôme (CCP, CQP), Acquisition de compétences transverses, Hygiène-sécurité, Gestes et postures / PRAP.).

Qualification visée : Cette zone de saisie vous permet d’écrire un texte long visant à décrire les attendu de la formation en matière de transfert de qualification.

Commentaire : Cette zone de saisie vous permet d’écrire un texte long visant à compléter les informations précédentes.

Formateur : Nom du formateur et numéro de téléphone.

Planifier la formation

La période à laquelle aura lieu la formation est une donnée obligatoire. Elle se compose de la date de début de formation, la date de fin de formation et la durée prévue en nombre d’heure.

Date de début : Il s’agit de la date à laquelle commencera la formation. Cette information sera affichée dans le petit tableau de synthèse qui apparait lorsque l’on clique sur l’onglet [Formation] du salarié considéré. Vous pouvez soit la saisir en respectant le format suivant : « jj/mm/aaaa », soit cliquer sur le calendrier qui vous facilitera l’indication de la date

Date de fin : Il s’agit de la date à laquelle finira la formation. Cette information sera affichée dans le petit tableau de synthèse qui apparait lorsque l’on clique sur l’onglet [Formation] du salarié considéré. Vous pouvez soit la saisir en respectant le format suivant : « jj/mm/aaaa », soit cliquer sur le calendrier qui vous facilitera l’indication de la date

Durée prévue. C’est le nombre total d’heures de formation prévue. Cette information sera affichée dans le petit tableau de synthèse qui apparait lorsque l’on clique sur l’onglet [Formation] du salarié considéré.

Evaluer le coût de la formation

Le coût de la formation est une donnée facultative. Vous pouvez la noter en détail à des fins de comparaison dans le temps (année après année) et dans l’espace (formation après formation). Si vous choisissez de mémoriser les éléments financiers, les données à saisir sont les suivantes :

Coût pédagogique par stagiaire : Il s’agit du cout unitaire pour un stagiaire participant à la formation. Il est à écrire en euros.

Nombre total de salariés : Il s’agit du nombre de salariés participants à la formation.

Total frais annexe : C’est le cumul des frais occasionné par la formation : frais de déplacement, frais pédagogique, frais de repas… Il est à écrire en euros.

Coût total : Le coût de la formation se calcule tout seul à partir de la formule suivante : Coût = (Coût pédagogique par stagiaire x Nombre total de salariés) + Total frais annexe. Ce coût est exprimé en euros.

Financement : Ici, vous pouvez venir écrire le montant total que vous avez réussi à vous faire prendre en charge par votre OPCO ou par un autre financeur. Le noter permet de comparer les frais (coûts total) avec les ressources (prise en charge)

Commentaire : Cette zone de saisie vous permet d’écrire un texte long visant à compléter les informations relatives aux coûts. Il peut par exemple contenir le numéro de dossier de cette formation, le nom de l’organisme qui la prend en charge…

Inscrire les participants

Une fois que vous avez terminé de décrire, qualifier et évaluer le coût de votre formation, vous pouvez constituer la liste des participants. Une même formation peut réunir des salariés en insertion et des permanents. Pour ajouter un permanent, il suffit de cliquer sur le bouton en bas à gauche : “Ajouter un employé à cette formation”

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Ming ajoute une nouvelle ligne dans la liste des stagiaires inscrits à la formation en vous proposant le premier nom de la liste. Il suffit de cliquer sur la liste déroulante pour indiquer le nom de la personne que vous voulez ajouter comme participant.

Mémoriser les résultats obtenus

Cette dernière étape n’intervient qu’après la réalisation de la formation. Elle consiste à venir écrire pour chaque stagiaire le nombre d’heures de présence effective et de commenter le résultat obtenu.

Pour cette dernière étape, il faut ré-afficher la liste des formations d’un des stagiaires, cliquer sur le bouton « Consulter » en face du libellé de la formation considéré, cliquer sur le bouton « Modifier » puis descendre tout en bas pour renseigner ces informations.