Pour utiliser l’application Ming, vous avez la possibilité d’importer des données déjà saisies dans d’autres logiciels. Pour cela votre logiciel doit être capable d’exporter ses propres données dans un fichier au format CSV : il s’agit d’un format “texte” assez classique lisible notamment par les tableurs (Excel, OpenOffice, LibreOffice..)

Les fichiers doivent respecter les contraintes suivantes :

• fichier encodé en UTF-8
• Le séparateur de champ est le point-virgule ;
• Les champs texte peuvent être encadrés par “ en cas de multiligne
• Le caractère d’échappement est le \ (pour ; “ et \)
• Le caractère de retour à la ligne est la combinaison de caractères '\r\n' (Windows).

Chaque type de données est importé dans un fichier spécifique. Chaque type de fichier possède son propre schéma. Le nom du fichier commencera obligatoirement par import_ming_<type> ou <type> est le type de fichier :

• salaries
• contrats
• conventionnements
• statuts
• ressources
• parcours

puis la fin du fichier est libre et ignorée par la procédure d'import, exemple :

import_ming_salaries_insertim_juillet2012.csv

Le fichier d'import contiendra en première colonne un identifiant alphanumerique du salarié dans le logiciel initial. Si cet identifiant existe dans “MING Insertion” c'est une modification, s'il n'existe pas c'est une création.

En cas de modification les données du fichier d'import écraseront les données de “MING Insertion”

Cela signifie qu’une donnée vide ou une donnée modifiée du fichier d’import écrase une donnée présente dans l’application Ming. L’import doit donc être utilisé pour créer les données initiales et non pas pour les modifier.

La modification permet de faire plusieurs imports successifs sans créer de doublons, en cas d’erreur du premier import.

• Pour les champs dates le format sera AAAA-MM-JJ

• Pour les champs heures ou durée le format est HH:MM:SS

La première ligne du fichier DOIT contenir les noms des champs. Ces noms sont simplement indicatifs et ne sont pas traités par “MING Insertion”. Ils servent à se repérer dans le fichier et à afficher le nom de la colonne dans les messages d'erreurs ou d'alerte (cf ci dessous). Ils peuvent donc être ce que vous voulez.

Lorsqu'un champ contient un code, c'est le code de MING qu’il faut utiliser. Ming n’utilise pas de de table de correspondance, c'est donc celui qui fait l'export qui se charge des correspondances à partir du référentiel joint (cf ci-dessous).

Exemple : nationalité contiendra 1 ou 2 ou 3 qui correspond au bon code pour Ming

  1=France
  2=CEE
  3=Hors CEE

L’existence du code sera vérifiée dans la table de Ming correspondante. S'il n'existe pas une alerte s’affichera et la ligne de données ne sera pas prise en compte dans Ming.

Note : dans Excel, OpenOffice pour faire une table de correspondance utilisez la fonction RechercheV

Exemple pour les niveaux de formation. Si dans votre application vous avez les codes suivants

• inf3eme dans ming = 9
• egal3eme dans ming = 6
• BEP dans ming = 7
• CAP dans ming = 7
• BAC dans ming = 5
• BAC+2 dans ming = 4

alors créez le tableau suivant

et si les données sont dans la colonnes D alors dans la colonne E mettre dans E1

=RECHERCHEV(D1;A1:B6;2;0)

Cela signifie recherche dans la matrice A1:B6, la valeur D1 et afficher la 2ème colonne c’est à dire la colonne B

Vous trouverez l’organisation des fichiers dans un document annexe pour chaque type d'import

• 1-import-ming-salariesv2.xls maj 21/06/2013 : ajout de la colonne “en emploi” pour le type d'employeur
• 2-import-ming-contratsv2.xls maj 21/06/2013 : remplacement colonnes type et libellé secteur activité par type et libellé “site”
• 3-import-ming-parcours.xls
• 4-import-ming-statuts.xls
• 5-import-ming-resources.xls
• 6-import-ming-conventionnement.xls

Seul le gérant a accès à la fonctionnalité d’import. Il ne pourra importer que les données d'une seule structure à la fois : celle actuellement sélectionné dans l'application (structure active).

Dans l'onglet “Structure Active” ou “Ma structure”, cliquez sur l’onglet “Import”.

L'écran présente un champ téléchargement de fichier et le bouton Télécharger

Choisissez le fichier à télécharger en cliquant sur parcourir et cliquez sur Télécharger :

1. ATTENTION LES DONNEES DE SALARIES PRESENTS DANS LE FICHIER IMPORT ECRASENT LES DONNEES DE CES SALARIES DANS MING.
2. LES SALARIES PRESENTS DANS LE FICHIER ET NON PRESENTS DANS MING SONT CREES.
3. LES SALARIES NON PRESENTS DANS LE FICHIER ET PRESENTS DANS MING SONT CONSERVES DANS MING.

Le traitement s’effectue et le résultat ligne par ligne est affiché avec les erreurs ou les succès. En cas d’erreur, les données n’ont pas été prises en compte : ni création, ni modification.

Les champs (par exemple la date de naissance) ne doivent pas être à “NULL”. Il faut la mettre à vide si on ne la connaît pas.

D'autres champs obligatoires ne peuvent être mis à 0 si la valeur 0 n'existe pas dans les possibilités.

Un champ vide n'est pas la même chose qu'un champs à 'O' (zéro).

Si le salarié est sorti, la date REELLE de fin de contrat doit être renseignée. Si elle ne l’est pas le salarié ne sera pas considéré comme sorti même si dans le parcours il a une date de sortie. Conseil : mettre la date de fin de contrat soit à la date de sortie du dernier parcours,soit à la date de fin prévue.

Attention le numéro de sécurité social ne doit pas dépasser 15 caractères. Si vous mettez la clé, ne mettes pas un espace entre le numéro et la clé sinon le dernier numéro est perdu

autorisé : 1720259012987 172025901298745

1720259012987 45 passera mais perdra un chiffre et deviendra 17202590129874

Les erreurs les plus communes sont décrites ici.